事務職の職務経歴書の書き方｜未経験でも使える例文とテンプレート構成

「職務経歴書を書くように言われたけれど、何から書けばいいかわからない」「事務の経験がないのに、事務職向けの職務経歴書なんて書けるの？」――事務職への応募を決めたとき、多くの方が職務経歴書で手が止まってしまいます。履歴書とは違って決まった書式がないぶん、迷いやすい書類です。

ですが、職務経歴書は「書き方の型」と「事務職に響くポイント」を押さえれば、未経験の方でもしっかり作れます。この記事では、履歴書との違い、採用担当者が見ているポイント、テンプレートとして使える基本構成、書き方のコツ、前職の経験を事務スキルに言い換える方法、職種別の例文、PCスキル欄の書き方、提出前のチェックリストまでをまとめて解説します。

職務経歴書とは？履歴書との違い

職務経歴書は、これまでどんな会社で、どんな仕事をして、どんなスキルや実績を身につけてきたかを伝えるための書類です。履歴書が「あなたのプロフィール」だとすると、職務経歴書は「あなたの仕事ぶりを伝える資料」といえます。

項目	履歴書	職務経歴書
目的	氏名・学歴・職歴などの基本情報を伝える	仕事の内容・スキル・実績を具体的に伝える
書式	ある程度決まった様式がある	決まった書式はなく、自由に構成できる
職歴の書き方	入社・退社の事実を1行ずつ書く	担当業務や工夫、成果まで詳しく書く
分量の目安	所定の用紙に収める	A4用紙1〜2枚程度
採用担当者が見る点	基本情報や経歴に不明点がないか	入社後に活躍できそうか、事務に活かせる経験があるか

書類選考では、履歴書で基本情報を確認し、職務経歴書で「この人に会ってみたいか」を判断することが多くあります。つまり、面接に進めるかどうかは職務経歴書の内容に左右されやすいのです。とくに事務職は応募が集まりやすい職種なので、丁寧に作り込む価値があります。

事務職は書類選考の比重が大きい

厚生労働省「一般職業紹介状況（令和8年7月分）」によると、一般事務の職業の有効求人倍率は0.28倍で、全体の有効求人倍率1.18倍を下回っています。有効求人倍率は、仕事を探す人1人に対していくつの求人があるかを表す数字で、1倍を下回ると求人よりも仕事を探す人のほうが多い状態です。

応募者が多い求人では、書類の段階でしっかり人数が絞られます。職務経歴書で「事務の仕事に活かせる経験」をわかりやすく示せるかどうかが、面接へ進むための大きなポイントになります。

事務職の採用担当者が職務経歴書で見ているポイント

事務職の採用担当者は、職務経歴書から次のような点を読み取ろうとしています。書き始める前に、相手の視点を意識しておきましょう。

• 事務の仕事に通じる業務（書類作成、データ入力、電話対応、数字の管理など）の経験があるか
• Word・Excelなど、パソコンをどの程度使えるか
• 正確さ、丁寧さ、気配りなど、事務に向いた仕事ぶりが伝わるか
• 経歴に一貫性があり、長く働いてくれそうか
• 書類そのものが見やすく、誤字脱字がないか

最後の「書類そのものの見やすさ」は、事務職ならではのポイントです。事務の仕事では、社内外に出す書類を作る機会が多くあります。そのため、職務経歴書のレイアウトや文章の読みやすさ自体が、事務スキルのアピールになると考えましょう。見出しをそろえる、文字の大きさを統一する、箇条書きで整理するなど、読み手に配慮した書類を心がけることが大切です。

未経験者の職務経歴書で見られていること

未経験の方の場合、採用担当者は事務の実務経験の有無よりも、「事務の仕事に必要な基礎力があるか」「入社後に仕事を覚えていけそうか」を見ています。具体的には、パソコンの基本操作ができるか、数字や情報を正確に扱えるか、周りと連携しながら働けるかといった点です。

前職が販売や介護などであっても、こうした基礎力を発揮した場面は必ずあります。職務経歴書では、それを採用担当者が見つけやすいように、事務に近い業務を目立たせて書くことが大切です。

事務職の職務経歴書の基本構成（テンプレート）

職務経歴書に決まった書式はありませんが、事務職の応募では次の構成で作るとまとまりやすくなります。A4用紙1〜2枚を目安に、上から順番に並べましょう。

1. タイトル・日付・氏名：1行目に「職務経歴書」、右上に提出日（「〇年〇月〇日現在」）と氏名を書く
2. 職務要約：これまでの経歴を3〜5行程度でまとめる
3. 職務経歴：会社ごとに、在籍期間・事業内容・雇用形態・担当業務・実績を書く
4. 活かせる経験・知識・スキル：事務職で役立つ経験を3〜5項目の箇条書きで示す
5. PCスキル：使えるソフトと、できる操作を具体的に書く
6. 資格：取得年月と正式名称を書く（勉強中のものも記載可）
7. 自己PR：強み・エピソード・入社後の活かし方を200〜400字程度で書く

職務要約は「最初の数行」で興味を持ってもらう

職務要約は、職務経歴書の中で採用担当者が最初に読む部分です。ここで「事務に活かせる経験がありそうだ」と感じてもらえると、その先の職務経歴も興味を持って読んでもらいやすくなります。

書き方の基本は、「どんな会社で・何年くらい・どんな仕事をしてきたか」を1〜2文で述べ、続けて「事務に活かせる業務や強み」を1〜2文で添え、最後に「今後どう活かしたいか」で締める流れです。細かいエピソードは職務経歴や自己PR欄に回し、職務要約では全体像を簡潔に伝えることを意識しましょう。

テキストで見る構成例

実際のレイアウトのイメージを、テキストで示します。パソコンで作成する場合は、この順番で見出しを立てて中身を埋めていくと、テンプレートとして使えます。

【職務要約】これまでの仕事を3〜5行で要約 ／ 【職務経歴】株式会社〇〇（20XX年4月〜20XX年3月）事業内容・従業員数・雇用形態、担当業務、実績・工夫 ／ 【活かせる経験・知識・スキル】箇条書きで3〜5項目 ／ 【PCスキル】Word・Excel・PowerPointなどの操作レベル ／ 【資格】20XX年〇月 取得資格の正式名称 ／ 【自己PR】200〜400字程度 ／ 以上

最後に「以上」と書いて締めくくるのが一般的です。手書きよりもパソコンで作成するほうが、修正しやすく見た目も整えやすいため、とくに事務職の応募ではパソコン作成をおすすめします。

事務職の職務経歴書の書き方のコツ

1．数字で具体的に示す

職務経歴書では、仕事の規模や成果を数字で表すと説得力が増します。「多くのお客さまに対応」よりも「1日平均40名のお客さまに対応」、「売上管理を担当」よりも「月間売上〇〇万円規模の店舗で日次の売上集計を担当」のほうが、仕事の大きさがイメージしやすくなります。

数字は、あなた自身の実績や担当範囲で構いません。売上や件数のほかにも、次のような数字が使えます。

• 期間：「3年間担当」「入社2年目から」
• 件数・人数：「1日平均〇件の電話対応」「スタッフ〇名のシフト管理」
• 頻度：「毎日の売上報告」「週1回の在庫集計」
• 改善の結果：「作業時間を短縮」「ミスの件数を減少」（可能であれば数字で）

2．事務職に活きる業務を抜き出して書く

前職の仕事をすべて同じ重さで書く必要はありません。事務職に応募するなら、担当業務の中から「書類作成」「データ入力」「電話・メール対応」「数字の管理」「スケジュール調整」など、事務の仕事に近いものを優先して、少し詳しく書きましょう。

たとえば販売職であっても、接客だけでなく、売上報告の作成、発注データの入力、シフト表の作成など、事務的な業務を担当していたことがあるはずです。「事務職の採用担当者が読んだときに、事務の仕事と結びつくか」という視点で、書く順番と分量を決めるのがポイントです。

3．編年体と逆編年体を使い分ける

職務経歴の書き方には、主に「編年体」と「逆編年体」があります。どちらを選んでも問題ありませんが、経歴に合わせて選ぶと読みやすくなります。

形式	書き方	おすすめの人
編年体	古い経歴から順番に書く	経歴の流れを自然に伝えたい人、社会人経験が短い人
逆編年体	直近の経歴から順番にさかのぼって書く	直近の仕事に事務に近い経験がある人、転職回数が多い人

迷ったときは、一般的な編年体で書けば問題ありません。直近の職場で事務的な業務を担当していた方は、逆編年体にすると、アピールしたい経験を最初に見てもらえます。

4．事務経験者は「担当範囲」と「改善の工夫」を書く

すでに事務の経験がある方は、「一般事務を担当」だけで終わらせず、担当していた業務の範囲や、1日の中でどのくらいの量をこなしていたかを具体的に書きましょう。同じ一般事務でも、会社によって任される範囲は大きく異なるためです。

さらに、業務を効率化した工夫や、後輩への引き継ぎ資料の作成など、「言われたことをこなす」以上の取り組みがあれば必ず書いておきましょう。事務経験者の応募では、経験年数だけでなく、主体的に仕事に取り組んできたかどうかが比較されやすくなります。

5．読みやすいレイアウトに整える

事務職の応募では、書類の見やすさも評価されます。見出しを太字にする、担当業務を箇条書きにする、文字の大きさを10.5〜11ポイント程度でそろえる、余白を適度にとるなど、読み手が内容をすぐにつかめるように整えましょう。ファイルで提出する場合は、レイアウトが崩れないようPDFに変換して送るのが安心です。

未経験から事務職へ：前職の経験を事務スキルに言い換える

未経験の方にとって一番の悩みは、「事務の経験がないから書くことがない」という点ではないでしょうか。しかし、どんな仕事にも事務の仕事に通じる要素が含まれています。前職の業務を、事務職の採用担当者に伝わる言葉に言い換えてみましょう。

前職の業務	事務スキルへの言い換え	活かせる事務の仕事
レジ締め・売上報告	金銭管理、数字の正確なチェック	経理補助、請求書・伝票の作成
在庫管理・発注	データ管理、受発注業務	営業事務の受発注管理、備品管理
シフト作成	スケジュール調整、Excelでの表作成	日程調整、勤怠管理
電話での予約受付	電話応対、情報の聞き取りと記録	電話・来客対応、顧客データの入力
クレーム対応	状況の整理、丁寧なコミュニケーション	社外からの問い合わせ対応
介護記録の作成	正確な記録作成、情報共有	書類作成、報告書のまとめ
新人教育・マニュアル作成	わかりやすい資料作り、業務の標準化	社内資料の作成、業務マニュアルの整備

言い換えるときは、「何をしていたか」だけでなく「どのように工夫していたか」まで書くと、事務の仕事ぶりが伝わりやすくなります。たとえば「レジ締めを担当」だけでなく、「レジ締めでは2名でのダブルチェックを徹底し、金額の誤差を防いだ」と書けば、正確さを大切にする姿勢がはっきり伝わります。

言い換えるときの注意点：事実を盛りすぎない

言い換えは、あくまで「実際にやっていたこと」を事務の言葉で表現するためのものです。担当していない業務を書いたり、補助的に関わっただけの仕事を「主担当」と書いたりすると、面接で具体的に聞かれたときに答えられず、かえって信頼を失ってしまいます。

手伝った程度の業務は「〇〇の補助」「〇〇のサポート」と正直に書きましょう。小さな経験でも、事実を具体的に書くほうが採用担当者には伝わります。

そもそも事務職にどんな仕事があるのかを知っておくと、言い換えの精度も上がります。未経験から事務職になるには？仕事内容・必要なスキルもあわせて確認してみてください。

【例文】職務要約・職務経歴の書き方

ここでは、よくある経歴別に職務要約と職務経歴の例文を紹介します。会社名や数字は、あなたの経歴に合わせて置き換えてください。

職務要約の例文1．販売職から事務職へ

例文：大学卒業後、株式会社〇〇に入社し、アパレル店舗で約5年間販売業務に従事しました。接客販売に加え、日々の売上集計や本部への売上報告書の作成、発注データの入力、アルバイトスタッフ8名のシフト作成など、店舗運営に関わる事務的な業務も担当してきました。レジ締めではダブルチェックの手順を徹底し、正確な金銭管理を心がけてきました。これらの経験を活かし、事務職として組織を支えたいと考えています。

職務要約の例文2．営業職から営業事務へ

例文：株式会社〇〇にて約4年間、法人向けの営業として、既存顧客約30社を担当してきました。商談のほか、見積書・請求書の作成、受注データの入力、納期に関する社内外の調整など、営業活動に付随する事務業務も自ら行ってきました。営業担当として事務スタッフに支えられた経験から、今後は営業事務として、営業担当の方が商談に集中できる環境を整えることに力を注ぎたいと考えています。

職務要約の例文3．事務経験者の転職

例文：短期大学卒業後、株式会社〇〇（建材の卸売業）に入社し、一般事務として約6年間勤務しました。電話・来客対応、受発注データの入力、請求書の発行、経費精算など、部署全体の事務業務を幅広く担当しました。Excelの関数を活用した集計表を作成し、月末の締め作業にかかる時間の短縮に取り組みました。今後はこれまでの経験を活かしながら、経理など専門性のある事務業務にも挑戦したいと考えています。

職務要約の例文4．介護職から事務職へ

例文：専門学校卒業後、社会福祉法人〇〇の特別養護老人ホームにて、介護職員として約6年間勤務しました。利用者さまの身体介助に加え、日々の介護記録やケアプランに沿った報告書の作成、ご家族への連絡、備品の在庫管理なども担当しました。職員間の申し送りがスムーズになるよう、記録の記入例を作成して共有した経験もあります。今後は、正確な記録と周囲への気配りを活かし、事務職として職場を支えたいと考えています。

職務要約の例文5．コールセンターから事務職へ

例文：株式会社〇〇のコールセンターにて、契約社員として約3年間、通信サービスに関する問い合わせ対応を担当しました。1日平均60件ほどの電話に対応しながら、顧客情報や対応履歴をシステムに入力してきました。よくある質問の回答をExcelで一覧にまとめ、新人スタッフの研修資料としても活用されました。今後は、電話応対の経験と正確で素早い入力スキルを活かし、事務職として組織に貢献したいと考えています。

職務経歴の書き方例（販売職の場合）

職務経歴は、会社ごとに「在籍期間・会社名」「事業内容・従業員数・雇用形態」「担当業務」「実績・工夫」の順で書くと整理しやすくなります。

例文：20XX年4月〜20XX年3月　株式会社〇〇（事業内容：婦人服の企画・販売、従業員数：約〇名、雇用形態：正社員）。〇〇店にて販売スタッフとして勤務。担当業務は、接客販売、レジ業務・レジ締め、売上集計と本部への日次報告、商品の発注・在庫管理、アルバイトスタッフ8名のシフト作成。実績・工夫として、在庫の数え間違いを防ぐため確認手順を見直し、棚卸し時の差異を減らしました。また、Excelで売上管理表を作成し、店長の報告業務の負担軽減に貢献しました。

職務経歴の書き方例（営業職の場合）

例文：20XX年4月〜現在　株式会社〇〇（事業内容：業務用資材の卸売、従業員数：約〇名、雇用形態：正社員）。営業部にて法人営業を担当。担当業務は、既存顧客約30社へのルート営業、見積書・請求書の作成、受注データの社内システムへの入力、納期に関する取引先と物流部門との調整。実績・工夫として、受注から納品までの進み具合をExcelで一覧にし、社内で共有することで納期の確認漏れを防ぎました。

職務経歴の書き方例（事務経験者の場合）

例文：20XX年4月〜現在　株式会社〇〇（事業内容：建材の卸売、従業員数：約〇名、雇用形態：正社員）。営業部に所属し、一般事務として部員10名の事務業務を担当。担当業務は、電話・来客対応、受発注データの入力、請求書の発行、経費精算のとりまとめ、備品の管理。実績・工夫として、手作業で行っていた請求データの転記をExcelの関数で自動化し、月末の締め作業の時間を短縮しました。また、新人向けに業務マニュアルを作成し、引き継ぎをスムーズにしました。

担当業務は、実際の書類では箇条書きにすると読みやすくなります。実績は1〜3つに絞り、事務職の仕事に結びつくものを優先して書きましょう。

PCスキル・資格・自己PR欄の書き方例

PCスキル欄は「できる操作」まで書く

事務職の職務経歴書で、採用担当者が特に気にするのがPCスキルです。「Word・Excel使用可」だけでは、どの程度使えるのかが伝わりません。ソフトごとに、実際にできる操作を具体的に書きましょう。

ソフト	書き方の例
Word	文書作成、表の挿入、差し込み印刷を使った案内文の作成
Excel	SUM・IF・VLOOKUP関数を使った集計、ピボットテーブルでのデータ分析、グラフ作成
PowerPoint	社内会議用の資料作成（図形・グラフの挿入、アニメーション設定）
その他	メールソフトでの社外連絡、社内システムへのデータ入力

実際の職務経歴書では、次のようにまとめると見やすくなります。

例文：【PCスキル】Word：ビジネス文書の作成（社内通知、案内文）、表の挿入、差し込み印刷。Excel：SUM・AVERAGE・IF・VLOOKUP関数を使った集計表の作成、売上管理表・シフト表の作成、グラフ作成。PowerPoint：社内勉強会用の資料作成。その他：メールでの社外連絡、店舗の売上管理システムへのデータ入力。

スキルに自信がない場合も、正直に書くことが大切です。「Excel：基本的な入力と表作成、SUM関数による集計（現在VLOOKUP関数を学習中）」のように、今できることと学習中のことを分けて書けば、前向きな姿勢も伝わります。

「活かせる経験・知識・スキル」欄の書き方例

この欄では、職務経歴の中から事務職で役立つものを3〜5項目に絞り、箇条書きで示します。採用担当者が一目で強みをつかめるよう、短く具体的に書くのがポイントです。販売職の方なら、次のような書き方ができます。

• 売上集計・日次報告書の作成など、数字を正確に扱う業務
• スタッフ8名分のシフト作成・調整
• 電話での予約受付・問い合わせ対応
• 発注データの入力と在庫管理
• お客さまの要望を聞き取り、わかりやすく説明するコミュニケーション

資格欄の書き方

資格は、取得した年月と正式名称を書きます。事務職に関係のある資格としては、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）、日商簿記、秘書検定、ビジネス文書検定などがあります。勉強中の資格がある場合は「日商簿記検定3級　取得に向けて学習中」と書いておくと、意欲のアピールになります。どの資格を選べばよいか迷ったら、事務職におすすめの資格5選を参考にしてください。

自己PR欄は職務経歴とつなげる

職務経歴書の自己PR欄では、職務経歴に書いたエピソードの中から1つを選び、「強み→エピソード→事務職での活かし方」の順でまとめます。職務経歴と内容がつながっていると、一貫性のある人物像が伝わります。

例文：私の強みは、正確さを大切にしながら業務を改善できることです。前職では店舗の売上集計と本部への報告を担当していましたが、手書きの集計表では転記ミスが起きやすかったため、Excelで売上管理表を作成し、入力するだけで集計できる仕組みにしました。その結果、報告作業の時間が短くなり、ミスも減りました。御社の事務でも、正確な処理を第一にしながら、より効率よく業務を進める工夫を重ねていきたいと考えています。

自己PRの作り方や前職別の例文は、事務職の自己PRの書き方でくわしく紹介しています。

よくある失敗と提出前のチェックリスト

よくある失敗例

• 担当業務を並べただけで、工夫や成果が書かれていない
• 事務職と関係の薄い業務ばかり詳しく書いている
• PCスキルが「Word・Excel使用可」だけで、レベルが伝わらない
• 文章がぎっしり詰まっていて、どこに何が書いてあるかわからない
• 3枚以上になり、要点がぼやけている
• 履歴書と職務経歴書で、在籍期間や会社名の表記が食い違っている

とくに多いのが、担当業務の羅列で終わってしまうケースです。業務内容の後に「その中でどんな工夫をしたか」を1〜2行添えるだけでも、ぐっと印象が変わります。

改善前と改善後の比較

担当業務の書き方を、改善前と改善後で比べてみましょう。

改善前：「接客販売、レジ業務、在庫管理を担当。」

改善後：「接客販売に加え、レジ締めと売上の日次報告を担当。レジ締めでは2名でのダブルチェックを徹底し、金額の誤差を防ぎました。在庫管理では、Excelで在庫表を作成して発注のタイミングを見える化し、欠品を減らすことに取り組みました。」

改善後は、事務に通じる業務（数字の管理、Excelでの表作成）がはっきりわかり、仕事への姿勢も伝わります。同じ経験でも、書き方しだいで印象は大きく変わります。

提出前のチェックリスト

• 職務要約は3〜5行程度で、経歴の全体像がつかめるか
• 事務職に活かせる業務を優先して書いているか
• 数字や具体的な行動が入っているか
• PCスキルは操作内容まで書いているか
• 会社名は「株式会社」を省略せず、正式名称で書いているか
• 在籍期間や資格の取得年月が、履歴書と一致しているか
• 誤字脱字、表記ゆれ（「PC」と「パソコン」など）がないか
• A4用紙1〜2枚に収まり、見出しや余白が整っているか

書き上げたら、時間をおいて読み直したり、印刷して確認したりすると、画面では気づかなかったミスが見つかりやすくなります。

よくある質問

Q. 職務経歴書は手書きとパソコン、どちらで作るべきですか？

A. 企業から指定がなければ、パソコンでの作成をおすすめします。事務職ではパソコンで書類を作る機会が多いため、見やすく整った職務経歴書そのものがPCスキルの証明にもなります。修正や応募先ごとの調整がしやすい点もメリットです。

Q. アルバイトや派遣の経験も書いてよいですか？

A. 書いて問題ありません。とくに事務職に活かせる業務を経験している場合は、積極的に記載しましょう。その際は「雇用形態：アルバイト」「派遣元：〇〇株式会社、派遣先：〇〇株式会社」のように、雇用形態がわかるように書くと親切です。

Q. 転職回数が多い場合はどう書けばいいですか？

A. すべての経歴を正直に書いたうえで、職務要約で経歴全体に共通するスキルをまとめると、一貫性が伝わりやすくなります。逆編年体で直近の経歴から書く、事務に関係の深い職歴を詳しく書き、それ以外は簡潔にするといった工夫も有効です。

Q. ブランク期間はどう書けばいいですか？

A. 職務経歴の中で「20XX年〇月〜20XX年〇月　育児に専念」のように簡潔に書き添えると、空白期間の理由がわかり、採用担当者の不安を減らせます。その期間に資格の勉強やパソコンの学習をしていた場合は、あわせて記載しましょう。

Q. 退職理由は職務経歴書に書くべきですか？

A. 職務経歴書に詳しい退職理由を書く必要はありません。自己都合の場合は「一身上の都合により退職」、会社の都合の場合は「会社都合により退職」と簡潔に書けば十分です。退職理由は面接で聞かれることが多いため、前向きな伝え方を準備しておきましょう。

Q. 応募先ごとに職務経歴書を書き直す必要はありますか？

A. 基本の内容は同じで構いませんが、職務要約や自己PR、活かせる経験の部分は応募先に合わせて調整するのがおすすめです。一般事務なら幅広い対応力、営業事務なら受発注や調整の経験、経理事務なら数字の管理経験というように、求人の仕事内容に合う経験を前に出しましょう。

まとめ：事務職の職務経歴書は「事務に活きる経験」を具体的に伝えよう

事務職の職務経歴書では、これまでの仕事の中から事務に活かせる業務を抜き出し、数字や工夫を添えて具体的に書くことが大切です。未経験の方でも、前職の業務を事務スキルに言い換えれば、採用担当者に伝わる職務経歴書を作れます。

• 職務経歴書は「仕事ぶりを伝える資料」。書類選考の判断材料になりやすい
• 基本構成は、職務要約・職務経歴・活かせる経験・PCスキル・資格・自己PR
• 数字で示す、事務に活きる業務を優先して書く、読みやすく整える
• 未経験の方は、前職の業務を事務スキルに言い換えて伝える

面接では、職務経歴書に書いた内容をもとに質問されることがよくあります。書いたエピソードは自分の言葉で説明できるようにしておき、事務職の面接でよく聞かれる質問への準備も進めておきましょう。

職務経歴書ができあがったら、応募したい求人を探してみましょう。未経験OKの事務職求人では、事務の経験がない方でも応募できる求人をまとめてご覧いただけます。「自分の経歴をどう書けばいいかわからない」「書いた職務経歴書を見てほしい」という方は、かもめワークスの無料転職相談をご利用ください。事務職専門のキャリアアドバイザーが、経歴の棚卸しから職務経歴書の添削、面接対策まで丁寧にサポートします。