総務事務の仕事内容とは？未経験からなるには・向いている人・必要なスキル

未経験から事務職への転職を応援する「かもめワークス」編集部です。

「総務事務ってどんな仕事？」「何でも屋と聞くけれど、未経験でもできるの？」と疑問に感じていませんか？

総務事務は、社員が働きやすい環境を整え、会社全体を裏側から支える仕事です。担当範囲が広いぶん「何をする仕事なのかイメージしにくい」と言われがちですが、一つひとつの業務は未経験からでも覚えられるものが多く、事務職の入り口としても選ばれている職種です。

この記事では、総務事務の具体的な仕事内容や1日の流れ、必要なスキル、向いている人、未経験から目指す方法までをわかりやすく解説します。

1.総務事務とは？会社全体を支える「縁の下の力持ち」

総務事務とは、会社の中で「ほかの部署が担当しない仕事」を幅広く引き受け、社員が本来の仕事に集中できるように支える仕事です。

営業部が売上をつくり、経理部がお金を管理するように、多くの部署には明確な担当領域があります。一方で総務は、オフィスの備品から社内行事、来客対応、防災まで、会社が円滑に動くために必要なことを横断的に担当します。そのため「会社の何でも屋」と呼ばれることもあります。

1-1.「総務」と「総務事務」の違い

求人では「総務」「総務事務」「総務アシスタント」などの職種名が使われます。明確な線引きはありませんが、一般的に総務事務・総務アシスタントは、備品の発注やデータ入力、書類の管理など実務的なサポート業務が中心です。

一方で「総務」として募集される求人では、社内規程の整備やオフィス移転の企画など、会社の仕組みづくりに関わる業務まで任されることがあります。未経験から応募する場合は、まずは総務事務・総務アシスタントとして経験を積むのが一般的です。

1-2.会社の規模で仕事内容が変わる

総務の仕事は会社の規模によって大きく異なります。大企業では「施設管理」「株式・文書」「社内イベント」など担当が細かく分かれていることが多い一方、中小企業では総務担当が人事や経理の一部まで兼ねることも珍しくありません。

「1つの業務を深めたい」なら大企業、「幅広く経験したい」なら中小企業と、自分の志向に合わせて会社を選ぶのがポイントです。

2.総務事務の仕事内容｜代表的な8つの業務

総務事務の代表的な仕事を8つ紹介します。すべてを担当するわけではなく、会社や部署の体制によって担当範囲は変わります。

2-1.備品・消耗品の管理

文房具やコピー用紙、名刺、パソコンなどの備品を発注し、在庫を管理します。社員から「名刺がなくなりそう」「マウスが壊れた」といった依頼を受けて対応することも多く、社内の困りごとの窓口のような役割も担います。

備品の購入では、複数の業者から見積もりを取ってコストを比べることもあります。「いつ、何を、どれだけ使っているか」を把握して無駄な発注を減らすなど、小さな工夫が会社の経費削減につながるのも、この仕事の面白さです。

2-2.来客・電話・郵便対応

来客の受付や会議室への案内、代表電話の取り次ぎ、郵便物や宅配便の受け取り・発送なども総務事務の仕事です。社外の人と最初に接するポジションでもあるため、丁寧な言葉づかいや身だしなみが大切です。

2-3.文書・契約書の管理

社内の重要書類や契約書を決められたルールで保管し、必要なときにすぐ取り出せるよう管理します。押印の申請を受け付けたり、書類の保存期間を管理したりと、正確さと情報を守る意識が求められる業務です。

2-4.社内行事・イベントの運営

入社式や表彰式、社員旅行、忘年会、研修などの社内行事の準備や運営を担当します。会場の手配やスケジュール調整、案内メールの作成など、段取り力が活かせる仕事です。

行事の当日は受付や進行のサポートも行います。参加者が気持ちよく過ごせるよう、事前にチェックリストを作って準備物や流れを確認しておくと安心です。イベントの準備や幹事の経験がある方は、その経験をそのまま活かせます。

2-5.施設・設備の管理

オフィスの修繕や清掃業者の手配、空調や照明の不具合への対応、座席レイアウトの変更なども総務の担当です。オフィスの移転や改装があるときは、業者とのやりとりや社内への案内を行います。

2-6.防災・安全衛生の管理

防災訓練の企画や、非常食・防災用品の備蓄管理、健康診断の案内などを行います。社員が安全・健康に働けるようにするのも、総務の大切な役割です。

2-7.人事・労務の補助

中小企業では、総務が入退社の手続きや勤怠の集計、社会保険の手続きなどを担当することもあります。人事・労務の知識が身につくと、キャリアの幅が広がり、転職市場でも評価されやすくなります。

2-8.経費精算・支払いの補助

備品購入の支払い処理や、社員の経費精算のチェックなど、経理に近い業務を担当することもあります。数字を正確に扱う力が求められます。

3.総務事務の1日の流れ

総務事務の1日の流れの例を紹介します。定型的な業務に加えて、社員からの依頼や来客など突発的な対応が入るのが特徴です。

予定どおりに進まない日もありますが、その分毎日同じことの繰り返しになりにくく、変化のある仕事が好きな方には楽しさを感じやすい仕事です。繁忙期は会社によって異なりますが、入社式や健康診断、年末の行事などの前は準備で忙しくなる傾向があります。

4.総務事務と人事・経理・一般事務の違い

総務事務は、ほかの事務職と業務が重なる部分もあります。違いを知っておくと、自分に合う職種を選びやすくなります。

4-1.人事事務との違い

人事事務は採用や入退社の手続き、勤怠管理など「人」に関する業務が中心です。総務は「会社全体の環境」を整える仕事で、対象範囲がより広いのが特徴です。中小企業では「総務人事」として両方を担当することも多くあります。

4-2.経理事務との違い

経理事務は伝票処理や支払い、決算の補助など「お金」の管理が中心で、簿記の知識が活かせます。総務事務も支払い処理などを担当することはありますが、専門知識よりも調整力や対応力が求められる場面が多いのが違いです。

4-3.一般事務との違い

一般事務は、所属する部署の書類作成やデータ入力、電話対応などを幅広く担当します。総務事務は会社全体を対象にした業務が多く、社内のさまざまな部署の人と関わる点が異なります。

5.総務事務に必要なスキルと役立つ資格

総務事務に特別な資格は必要ありませんが、仕事を進めるうえで求められるスキルがあります。

5-1.コミュニケーション力・調整力

総務事務は、社内のあらゆる部署や社外の業者と関わる仕事です。依頼を正確に聞き取り、関係者に分かりやすく伝える力が欠かせません。接客や営業で身につけた対人スキルは、総務事務でそのまま活かせます。

5-2.マルチタスク力・段取り力

「備品の発注をしていたら来客があり、その後に電話が鳴る」というように、総務事務では複数の仕事が同時に発生します。やることを書き出して優先順位をつけ、抜け漏れなく進める力が評価されます。

5-3.パソコンスキル

Wordでの文書作成、Excelでの表やリストの管理、社内向けの案内メールの作成は日常的に行います。社内行事の資料づくりでPowerPointを使うこともあります。基本操作ができれば応募できる求人が多いですが、Excelで表を作り、簡単な関数を使えるレベルを目指しておくと安心です。

5-4.役立つ資格

必須ではありませんが、次のような資格は総務事務の仕事に役立ちます。

• MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）：WordやExcelのスキルを客観的に示せる
• 秘書検定：ビジネスマナーや来客対応の基本を学べる
• ビジネス実務法務検定：契約書や社内規程の管理に役立つ法律知識が身につく
• 衛生管理者：常時50人以上の労働者がいる事業場では選任が必要な国家資格で、総務での評価が高い

6.総務事務に向いている人・やりがいと大変なところ

6-1.向いている人の特徴

• 人をサポートすることにやりがいを感じる人：社員が気持ちよく働けるように支える仕事です
• 気配りができる人：「会議室の備品が足りないかも」と先回りして動ける人は重宝されます
• 臨機応変に動ける人：予定外の依頼にも柔軟に対応できる人に向いています
• 口が堅い人：契約書や社員の個人情報など、重要な情報に触れる機会があります

6-2.やりがい

総務事務のやりがいは、会社全体の役に立っていることを実感できることです。社内行事が成功したときや、オフィス環境を改善して「働きやすくなった」と言われたときに、大きな達成感を得られます。

また、会社の幅広い業務に関わるため、ビジネスの全体像を理解しやすいのも魅力です。経験を積むことで、人事・労務や法務など専門性の高い分野へキャリアを広げることもできます。

6-3.大変なところ

一方で、成果が数字で見えにくく「やって当たり前」と思われやすい点に、もどかしさを感じる人もいます。また、さまざまな部署からの依頼が重なると忙しくなることもあります。

こうした点を前向きに受け止め、「ありがとう」の一言をやりがいにできる人ほど、総務事務で長く活躍しやすいといえます。

7.総務事務のキャリアパスと将来性

「総務事務の経験を積んだ先に、どんなキャリアがあるの？」と気になる方もいるでしょう。総務は会社の幅広い業務に関わるため、経験の積み方次第でさまざまな方向にキャリアを広げられます。

7-1.総務のスペシャリストを目指す

総務の経験を重ねると、社内規程の整備やオフィスの移転・リニューアル、株主総会の運営など、会社の仕組みづくりに関わる業務を任されるようになります。将来的には総務課のリーダーや管理職として、チームをまとめる立場を目指すこともできます。会社全体を見渡しながら仕事を進めてきた経験は、管理職として大きな強みになります。

7-2.人事・労務や法務など専門分野へ広げる

総務の仕事を通じて入退社の手続きや社会保険、契約書の管理などに携わると、人事・労務や法務の知識が自然と身につきます。そこから専門性を深め、人事担当や労務担当にキャリアチェンジする人もいます。さらに専門性を高めたい場合は、社会保険労務士などの国家資格に挑戦する道もあります。

7-3.総務の仕事はなくならない？

最近は、勤怠管理や経費精算、契約書の管理などをクラウドサービスで効率化する会社が増えています。単純な入力作業は減っていく可能性がありますが、社員の困りごとを聞いて解決したり、社内外の関係者と調整したりする仕事は、人にしかできない役割です。

むしろ、新しいツールの導入を担当したり、働き方の変化に合わせてオフィス環境を整えたりと、総務が活躍する場面は広がっています。ITツールに抵抗がなく、新しいことを学ぶ意欲がある人は、これからの総務で特に重宝されるでしょう。

8.未経験から総務事務になるには？3つのポイント

総務事務は人気の職種で、未経験者向けの求人はほかの事務職に比べて多くはありません。だからこそ、準備をしてから応募することが大切です。

8-1.これまでの経験を「総務に活きる形」で整理する

未経験の場合、面接では「総務事務で活かせる経験」をどれだけ具体的に伝えられるかがカギになります。たとえば、販売職での在庫管理やシフト調整、イベントの準備などは、総務事務の業務と共通点があります。

「何を」「どのように工夫して」「どんな結果になったか」をセットで話せるよう準備しておきましょう。

8-2.パソコンの基本スキルを身につけておく

未経験者の採用では、パソコンスキルが採否を分けることがあります。Wordで文書を作成できる、Excelで表を作れる、メールで社内外とやりとりできる、といった基本的なスキルは事前に身につけておきましょう。

8-3.「総務アシスタント」や「一般事務」から入る

未経験から最初に「総務」の求人だけに絞ると、選択肢が狭くなってしまうことがあります。総務アシスタントや、総務業務を含む一般事務の求人も視野に入れると、チャンスが広がります。

中小企業の一般事務では、備品管理や来客対応など総務の仕事を兼ねることも多く、実務を通して総務の経験を積むことができます。

8-4.志望動機は「なぜ総務か」を具体的に

総務事務の志望動機では、「人を支える仕事がしたい」という思いに加えて、その思いを裏づける具体的な経験を伝えることが大切です。前職で周りのメンバーをサポートした経験や、職場環境を改善した経験があれば、積極的に盛り込みましょう。

9.総務事務への転職でよくある質問

9-1.総務事務は未経験だと難しいですか？

「経験者優遇」の求人が多いのは事実ですが、未経験から総務事務になる人もいます。社会人としての基本的なマナーやパソコンスキル、前職での調整経験などをしっかり伝えられれば、未経験でも採用の可能性は十分にあります。

9-2.総務事務の年収はどれくらいですか？

会社の規模や地域、担当する業務の範囲によって大きく異なります。最初は事務職の平均的な水準からスタートすることが多いですが、労務や法務の知識を身につけたり、総務のリーダーを任されたりすることで年収アップが期待できます。

9-3.総務事務はきつい仕事ですか？

依頼が重なる時期は忙しくなりますが、残業が少ない職場も多くあります。「何でも屋」として多くの仕事を任される分、優先順位をつけて進める習慣が身につけば、負担を抑えて働くことができます。

9-4.総務事務の面接ではどんなことを聞かれますか？

志望動機や前職の経験に加えて、「複数の依頼が重なったらどう対応しますか？」「社内の人とどのように関係を築いてきましたか？」など、調整力や対応力を確かめる質問がよくあります。具体的なエピソードを交えて答えられるよう準備しておきましょう。

9-5.総務事務に向いている年齢はありますか？

年齢による向き・不向きはありません。20代であればポテンシャルを重視した採用も多く、30代以降は前職での調整経験やマネジメント経験が評価されやすくなります。年齢に応じて、アピールするポイントを変えるのがコツです。

9-6.総務事務と一般事務、求人ではどう見分ければいいですか？

職種名だけでなく、求人票の「仕事内容」を確認するのがポイントです。備品管理、社内行事の運営、来客対応、文書管理などが中心であれば総務寄りの仕事、部署の書類作成やデータ入力が中心であれば一般事務寄りの仕事と考えられます。気になる点は面接で「入社後に担当する業務の割合」を確認しておくと安心です。

10.総務事務・事務職への転職はかもめワークスにご相談ください

総務事務は、会社全体を支える幅広い仕事を経験できる魅力的な職種です。一方で、会社によって仕事内容が大きく変わるため、求人選びの段階で「どんな業務を任されるのか」をしっかり確認することが大切です。

かもめワークスは、未経験から事務職をめざす方のための事務職専門の転職エージェントです。

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